Ruku na srdce – kolik času denně trávíte věcmi, které by za vás klidně mohl dělat software? Přepisování dat z formulářů do tabulky. Ruční posílání e-mailů novým zákazníkům. Kopírování faktur do účetního systému. Každý ten úkon zabere pár minut, ale dohromady vám sežerou hodiny.
Přesně tohle řeší procesní automatizace. Není to žádná sci-fi a nepotřebujete k tomu tým programátorů. Stačí správně propojit nástroje, které už pravděpodobně používáte – a nechat je pracovat za vás.
Co je automatizace procesů a proč ji řešit teď
Automatizace procesů v praxi znamená jednoduchou věc: vezmete úkon, který děláte pořád dokola, a nastavíte ho tak, aby proběhl sám. Přijde objednávka? Systém automaticky vytvoří fakturu, pošle potvrzení zákazníkovi a zapíše vše do vaší tabulky. Nový lead vyplní formulář? CRM ho založí, pošle uvítací e-mail a přiřadí obchodníkovi.
Nejde přitom jen o velké korporáty. Automatizace malých firem dává obrovský smysl právě proto, že malé týmy nemají lidi nazbyt. Když jste ve firmě tři a jeden z vás tráví půl dne administrativou, je to problém. Automatizace ten čas vrátí zpátky do byznysu.
Co všechno se dá automatizovat
Tady je stručný přehled oblastí, kde automatizace funguje nejlíp. Není to vyčerpávající seznam – spíš inspirace, co všechno je možné:
Marketing a e-mailing
Automatické uvítací sekvence, follow-upy po nákupu, segmentace kontaktů, publikování příspěvků na sociální sítě. Tohle je oblast, kde automatizace šetří nejvíc času – a zároveň přináší peníze.
CRM a obchod
Automatická tvorba kontaktů, přiřazení obchodníků, notifikace o nových leadech, připomínky follow-upů. Automatizace CRM znamená, že vám žádný potenciální zákazník nepropadne sítem.
Fakturace a administrativa
Generování faktur z objednávek, odesílání upomínek, zápis do účetního softwaru. Tohle je přesně ta nudná práce, na kterou nikdo nemá náladu – a přitom se dá kompletně automatizovat.
HR a onboarding
Nový zaměstnanec nastoupí a automaticky dostane přístupy, uvítací materiály, rozplánované schůzky. Automatizace HR procesů ušetří personalistům desítky hodin měsíčně.
Řízení projektů
Automatické vytváření úkolů z e-mailů, notifikace o deadlinech, propojení Trella nebo Asany s ostatními nástroji. Automatizace projektu znamená méně chaosu a víc přehledu.
Jaké nástroje na automatizaci používám (a doporučuji)
Na trhu existuje několik skvělých platforem pro automatizaci. Každá má své silné stránky a hodí se na trochu jiný typ úloh. Tady jsou ty, se kterými pracuji nejčastěji:
Make.com (dříve Integromat)
Můj hlavní nástroj. Make má vizuální editor, kde doslova vidíte, jak data tečou mezi aplikacemi. Podporuje stovky integrací – od Google Sheets přes Shopify až po Fakturoid. Oproti konkurenci nabízí výrazně víc flexibility za rozumnou cenu. Bezplatný plán zvládne 1 000 operací měsíčně, což na rozjezd bohatě stačí.
n8n
Open-source alternativa, kterou si můžete hostovat sami. Ideální pro firmy, které chtějí mít data plně pod kontrolou, nebo pro technicky zdatnější uživatele. n8n se skvěle hodí na složitější scénáře, kde potřebujete vlastní logiku nebo napojení na interní systémy.
Zapier
Nejznámější automatizační platforma na světě. Zapier je nejjednodušší na naučení – pokud potřebujete rychle propojit dvě aplikace, je to otázka minut. Má největší knihovnu integrací (přes 6 000 aplikací). Nevýhoda? U složitějších scénářů je výrazně dražší než Make.
Ecomail
Český nástroj na e-mail marketing s propracovanou automatizací. Pokud posíláte newslettery nebo potřebujete automatické e-mailové sekvence, Ecomail je skvělá volba – hlavně díky české podpoře, GDPR compliance a napojení na české e-shopy.
AI a automatizace: Když to spojíte, je to jiná liga
Klasická automatizace funguje na principu „když se stane X, udělej Y“. Ale co když potřebujete, aby systém rozuměl kontextu? Třeba aby rozpoznal, jestli je e-mail od zákazníka reklamace nebo dotaz, a podle toho ho přesměroval?
Právě tady přichází ke slovu AI automatizace. Propojením automatizačních nástrojů s umělou inteligencí vznikají scénáře, které by ještě před pár lety zněly jako sci-fi:
- Automatická klasifikace příchozích zpráv – AI přečte e-mail, rozpozná záměr a přesměruje na správné oddělení
- Generování personalizovaných odpovědí – zákazník dostane relevantní odpověď během sekund, ne hodin
- Analýza dat a reporting – AI zpracuje výsledky kampaní a připraví přehled s doporučeními
- Tvorba obsahu – návrhy příspěvků na sociální sítě, popisky produktů, návrhy e-mailů
V praxi to vypadá tak, že v Make.com napojíte modul s AI (třeba ChatGPT nebo Claude) do svého automatizačního scénáře. Funguje to překvapivě jednoduše a výsledky jsou často lepší, než byste čekali.
Automatizace bez programování – jde to opravdu?
Ano, jde. A to je právě důvod, proč automatizace v posledních letech tak roste. Všechny nástroje, které jsem zmínila – Make.com, Zapier i Ecomail – fungují na principu vizuálního stavění scénářů. Přetahujete bloky, propojujete je a nastavujete podmínky. Žádný kód, žádný terminál.
Samozřejmě existují situace, kdy se trocha kódu hodí – třeba u pokročilejších transformací dat nebo napojení na nestandardní API. Ale 90 % běžných automatizací zvládnete čistě vizuálně. A pokud si na to netroufáte sami, ráda vám s tím pomůžu.
Jak automatizaci ve firmě zavádím
Neslibuji zázraky a neautomatizuji všechno najednou. Místo toho postupuji krok za krokem:
Zmapuji vaše procesy
Nejdřív potřebuji pochopit, jak věci ve vaší firmě fungují. Kde trávíte nejvíc času? Co vás brzdí? Kde děláte chyby z únavy? Na základě toho identifikuji, kde automatizace přinese největší efekt.
Navrhnu řešení
Vyberu správné nástroje a navrhnu scénáře. U někoho to bude jednoduchý Zap v Zapieru, u jiného komplexní workflow v Make.com napojený na CRM, e-shop a účetní systém.
Nastavím a otestuji
Scénáře postavím, důkladně otestuji na reálných datech a ujistím se, že vše běží spolehlivě. Žádné „snad to bude fungovat“ – automatizace musí být stoprocentní.
Předám a zaškolím
Dostanete kompletní dokumentaci a zaškolení, abyste rozuměli tomu, co se děje. Cílem je, abyste byli soběstační – ne závislí na mně.
Pro koho je automatizace procesů
Automatizace v podnikání není jenom pro technologické firmy. Pracuji s klienty z různých oborů:
- E-shopy – automatizace objednávek, fakturace, e-mailových kampaní
- Malé a střední firmy – automatizace administrativy, CRM, reportingu
- Marketingové agentury – automatizace publikování, klientského reportingu
- Freelanceri a OSVČ – automatizace fakturace, follow-upů, plánování
- Personální agentury – automatizace HR procesů, onboardingu, komunikace s kandidáty
Časté otázky o automatizaci
Co je automatizace procesů?
Automatizace procesů znamená nahrazení opakujících se manuálních úkonů softwarem. Místo toho, abyste ručně přepisovali data z e-mailů do tabulek nebo posílali follow-up zprávy, to za vás udělá nástroj jako Make.com nebo n8n.
Potřebuji k automatizaci umět programovat?
Ne. Nástroje jako Make.com nebo Zapier fungují vizuálně – scénáře skládáte z bloků přetahováním myší. Žádný kód není potřeba.
Kolik stojí automatizace pro malou firmu?
Make.com má bezplatný plán s 1 000 operacemi měsíčně. Placené plány začínají na cca 250 Kč/měsíc. U většiny malých firem se investice vrátí během prvního měsíce díky ušetřenému času.
Jaké procesy se dají automatizovat?
Prakticky cokoliv, co děláte opakovaně: e-mailový marketing, správa CRM, fakturace, reporting, publikování na sociální sítě, onboarding zaměstnanců, zpracování objednávek a mnoho dalšího.
Jak dlouho trvá zavedení automatizace?
Záleží na složitosti. Jednoduchý scénář (propojení formuláře s e-mailem) trvá pár hodin. Komplexnější automatizace celého obchodního procesu může trvat týden nebo dva. Ale výsledek stojí za to.
Chcete zjistit, co všechno se dá ve vaší firmě automatizovat?
Ozvěte se mi a probereme to. Zdarma vám řeknu, kde vidím největší potenciál a kolik času i peněz vám automatizace může ušetřit. Žádné závazky.
Domluvit konzultaci zdarma